Objetivo:
Definir los lineamientos que rigen el funcionamiento y el buen uso del sistema CAEX y Personalizado.

Directrices:

• El acceso al sistema CAEX y Personalizado en el apartado de Ecommerce, deben ser mediante un usuario y contraseña provistos por el área Tecnología.
• Los usuarios del Sistema Personalizado en el apartado de Call Center serán creados por el área de Tecnología para el personal del STAFF, los usuarios de agentes deben ser creados por el personal indicado anteriormente y monitoreados por el área de Tecnología.
• Está prohibido el acceso al sistema con credenciales ajenas a las que fueron brindadas por el área de Tecnología a cada usuario.
• Está prohibido el acceso al sistema fuera del horario laboral, a excepción previa autorización del jefe del área, la cual debe ser comunicada al área de Tecnología.
• Los accesos a los diferentes módulos del sistema deben ser autorizados por el líder de cada área y con notificación mediante soporte electrónico al área de Tecnología.

Objetivo:
Dar a conocer las pautas que garantizaran un buen uso responsable de los medios tecnológicos de la compañía.

Directrices:

• El área de Tecnología asignará los medios tecnológicos a cada empleado de acuerdo a su rol y necesidad.
• Los recursos tecnológicos (Hardware - Software) asignados a cada empleado son responsabilidad del mismo, firma previa de acta de entrega del mismo. Estos deberán ser entregados en estado optimo cuando se presente retiro del empleado al cual se le asigno el dispositivo.
• El acceso al equipo debe realizarse mediante usuario y contraseña que solo debe de conocer el empleado que tienen asignado el equipo.
• Los dispositivos asignados por el área de Tecnología (Computadores, Scanner, Impresora, Teléfono Celular) deben ser utilizados para las labores del rol a desempeñar dentro de la compañía.
• Los dispositivos Móviles (Teléfono Celular), se deberán utilizar para comunicaciones directamente con las áreas transversales de la compañía, clientes y/o proveedores aliados de CaliExpress SAS. Esta rotundamente prohibido usar los dispositivos con finalidades de uso personal.
• Está prohibido retirar de las instalaciones de CaliExpress SAS cualquier dispositivo perteneciente a la compañía, a excepción de autorización previa del líder del área. Lo cual debe ser informado al área de Tecnología, para autorizar mediante acta de salida del mismo.
• El área de Tecnología dispondrá de una carpeta para cada usuario en la cual se almacenará la información relevante para la compañía y sobre dicha información se garantizará la disponibilidad en caso de daño en el equipo. Esta información estará disponible siete días para su reemplazo.
• Los usuarios son los responsables de la información que administran en los equipos asignados y deben de abstenerse de almacenar información no institucional en ellos.
• Los dispositivos de almacenamiento externo se encuentran bloqueados por seguridad de la información y monitoreo por el área de Tecnología. En caso de ser necesario el uso de estos para un proceso se debe autorizar por el líder de cada área y con soporte electrónico.

Objetivo:
Establecer directivas que promuevan el buen uso del correo electrónico a nivel corporativo.

Directrices:

• Cada usuario dentro de la compañía que tenga asignado un dispositivo tecnológico (computador, Tablet, celular) deberá de disponer de un correo electrónico institucional (caex.com.co) para realizar las comunicaciones internas.
• No se permite el uso de correos públicos (Hotmail, Gmail, Yahoo!, etc.) para comunicaciones empresariales, esto debido a que no se refleja la marca de la compañía y no se tiene gobierno sobre estos dominios.
• Las comunicaciones a través de los correos electrónicos institucionales deben ser orientados al ámbito laboral, entendiéndose por esto que está prohibido el envío de contenido pornográfico, videos, cadenas, contenido que atente contra la integridad humana, maltrato animal.
• El peso máximo permitido de los archivos adjuntos es de 20 MB.
• En caso de pérdida o robo del dispositivo tecnológico donde tengan almacenada información del correo electrónico corporativo se debe informar inmediatamente al área de Tecnología con el fin de realizar cambio de contraseñas

Objetivo:
Establecer directivas que promuevan el buen uso de la mensajería instantánea a nivel corporativo.

Directrices:

• Cada usuario dentro de la compañía que daba hacer uso de la mensajería instantánea para procesos corporativos debe estar autorizado por el líder del área correspondiente con apoyo y monitoreo del área de tecnología.
• Los dispositivos y/o plataformas para hacer uso de la mensajería instantánea deben ser de uso exclusivo de la empresa por lo que deben estar autorizados y monitoreados por el área de investigación y desarrollo con el fin de ceñirse a las políticas de seguridad implementadas e indicadas en la política 1.3.
• No se permitirá el uso de cuentas públicas para comunicaciones empresariales, esto debido a que no se refleja la marca de la compañía y no se tiene gobierno sobre estos dominios.
• Las comunicaciones a través de la mensajería instantánea creadas bajo el nombre de CALI EXPRESS SAS. deben ser orientados al ámbito laboral, entendiéndose por esto que está prohibido el envío de contenido pornográfico, videos, cadenas, contenido que atente contra la integridad humana, maltrato animal.
• En caso de pérdida o robo del dispositivo tecnológico donde se encuentre almacenada información de la mensajería instantánea corporativa se debe informar inmediatamente al área de Tecnología con el fin de cambiar las contraseñas.

• Cada usuario posee habilitado un espacio de almacenamiento propio acorde a su cargo dentro de la compañía en una carpeta de uso compartido. Es responsabilidad de cada usuario las buenas prácticas de almacenamiento y se debe tener en cuenta que la eliminación de archivos o carpetas dentro de este espacio no se puede reversar.
• Las agencias aliadas y/o clientes transversales de la compañía que requieran un espacio de intercambio de archivos (FTP), deben remitir un correo al área de tecnología donde se indique la finalidad del espacio de trabajo y el área a cargo del mismo con autorización del líder del área.
• Los espacios de intercambio de archivos deben ser de uso exclusivo para el almacenamiento de documentos acordes al proceso. Está prohibido almacenar dentro de los mismos archivos personales (fotos, música, películas, etc.).
• Los accesos a las carpetas compartidas y/o unidades de red deben ser solicitadas por el líder de cada proceso al área de tecnología mediante correo electrónico. Así mismo, se debe notificar si un usuario cambia de ROL o Cargo dentro de la compañía para permitir los accesos de acuerdo al ROL.

• No se permitirá a los usuarios tener sobre su escritorio documentos ajenos a la empresa, así mismo cualquier tipo de documento y/o papeles en los que se puedan extraer datos relacionados con la operación en la cual se desempeña.
• Queda rotundamente prohibido el acceso a las áreas de labor (Call Center y/o Logística) con dispositivos de comunicación personal (Celular). A excepción del teléfono corporativo asignado al área, el cual debe estar bajo supervisión del coordinador del área.

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